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Dienstwagen Besteuerung

Für eine optimale Besteuerung von Dienstwagen als Sachbezug kommt es auf detaillierte Kenntnisse des Steuer- und Sozialversicherungsrechts an.

Im Berufsleben kommt es häufig vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Betriebsfahrzeug zur Verfügung stellt, das dieser auch privat nutzen darf. Es stellt sich dann die Frage der optimalen Besteuerung von Dienstwagen: Pauschalierung oder Einzelnachweis.

Die Überlassung von Dienstwagen ist insbesondere bei Berufsgruppen anzutreffen, die viel im Interesse des Arbeitgebers unterwegs sind – zum Beispiel bei Außen- und Kundendienstmitarbeitern, Handelsvertretern und Geschäftsführern. Gerade dieser Personenkreis läuft Gefahr, Steuern und unter Umständen auch Sozialversicherungsbeiträge zu verschenken.

1. Private Nutzung

Grundsätzlich führt die private Mitbenutzung eines betrieblichen Fahrzeuges zu lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen. Da die Kosten für das Fahrzeug regelmäßig vom Arbeitgeber getragen werden.

Hat der Arbeitnehmer Zugriff auf das Betriebsfahrzeug, so spricht die allgemeine Lebenserfahrung grundsätzlich auch für eine private Mitbenutzung, wenn ihm sonst kein oder nur ein geringwertigeres Fahrzeug zur Verfügung steht. Insbesondere reicht ein pauschales Verbot zur privaten Nutzung des Fahrzeuges nur aus, wenn es umfassend und geeignet überwacht wird. Die bloße Behauptung, ein Nutzungsverbot "mündlich" ausgesprochen zu haben, geht regelmäßig zu Lasten des Steuerpflichtigen.

Praxistipp:
Auch wenn der BFH offen gelassen hat, ob die Einhaltung des Nutzungsverbots durch organisatorische Maßnahmen zu überwachen ist, empfiehlt es sich in solchen Fällen durch geeignete Kontrollmechanismen, zum Beispiel durch das Führen eines Fahrtenbuchs, Beweisvorsorge zu treffen. Andernfalls ist in der Überlassung eines Kraftfahrzeugs an den Arbeitnehmer für private Zwecke ein geldwerter Vorteil zu sehen, der Arbeitslohn darstellt, da die Kosten für das Fahrzeug regelmäßig vom Arbeitgeber getragen werden. Es handelt sich um einen Sachbezug, der zu bewerten ist.

2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

Wird der Pkw auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte unentgeltlich zur Verfügung gestellt, liegt darin ein weiterer geldwerter Vorteil. Dieser ist – je nach Anwendung der beiden möglichen Bewertungsmethoden – mit monatlich 0,03% des inländischen Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer oder mit den tatsächlich ermittelten Kosten je Kilometer zu bewerten. In Höhe der ab dem 21. Kilometer weiterhin absetzbaren Entfernungspauschale kommt eine Lohnsteuerpauschalierung mit 15% durch den Arbeitgeber in Betracht. Wird hiervon Gebrauch gemacht, besteht für diesen Teilbetrag Sozialversicherungsfreiheit.

Gleichzeitig ist ein Abzug der Entfernungspauschale „wie“ Werbungskosten durch den Arbeitnehmer dann nicht mehr möglich, da die pauschalierte Fahrtkostenerstattung im Rahmen der Einkunftsermittlung gegen zu rechnen ist.

3. Pauschalierung

Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Privatnutzung sind zwei Berechnungsmethoden anwendbar. Im Regelfall wird der geldwerte Vorteil pauschal nach der so genannten 1%-Methode ermittelt. In diesem Fall ist monatlich 1% des auf volle 100 € abgerundeten inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung, zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und Umsatzsteuer, als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen; das heißt ein Jahresbetrag von 12% des Neukaufpreises.

Beispiel 1:

Der Arbeitnehmer nutzt einen PKW mit einem Bruttolistenpreis von 48.000 €. Dem Arbeitgeber erwachsen bei einer Jahresfahrleistung von 25.000 Kilometer laufende Kosten (Benzin, Wartung, Versicherung, Steuer) in Höhe von 5.500 € pro Jahr.

Kosten des Fahrzeugs
Laufende Kosten
Abschreibung linear (1/6 vom Anschaffungspreis)
Summe der Betriebsausgaben beim Arbeitgeber

48.000 €
5.500 €
8.000 €
13.500 €

Bewertung der PKW-Privatnutzung:

Bruttolistenneupreis
Geldwerter Vorteil 1% monatlich
Summe der Einnahmen beim Arbeitnehmer jährlich (12 x 480 €)
48.000 €
480 €
5.760 €

Die Anwendung der Pauschalierung führt damit in diesem Fall zu einem Privatanteil von 42,67% (= 5.760 € / 13.500 €).

Übernimmt der Arbeitgeber die Straßenbenutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren) für die mit einem Firmenwagen unternommenen Privatfahrten seines Arbeitnehmers, liegt darin die Zuwendung eines geldwerten Vorteils. Dieser wird nicht von der Abgeltungswirkung der 1%-Regelung erfasst (BFH, Urt. v. 14.9.2005 – VI R 37/03) und ist damit zusätzlich zu berücksichtigen. Stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern unentgeltlich einen Parkplatz zur Verfügung, handelt es sich jedoch nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Pauschale oder kilometerbezogene Geldleistungen des Arbeitnehmers, die dieser monatlich oder auch jährlich für die Nutzung an den Arbeitsgeber zahlt, verhindern nach einem aktuellen Urteil des BFH nicht die Anwendung der 1%-Regelung (Urt. v. 7.11.2006 – VI R 95/04). Zur Begründung führten die Richter aus, dass es sich bei der 1%-Methode um eine zwingende Bewertungsregelung handelt, die nicht durch die Zahlung eines Nutzungsentgelts vermieden werden kann. Dies gilt auch, wenn die Geldleistung als angemessen anzusehen ist. Damit hoben sie die gegenläufige Entscheidung des Finanzgerichts München auf. In dem zugrunde liegenden Fall hatte der Mitarbeiter sich gegenüber dem Unternehmen verpflichtet, für jeden privat gefahrenen Kilometer 0,80 € zu entrichten.

Lässt sich also die Anwendung der Pauschalierung durch die Vereinbarung angemessener Nutzungsentgelte für private Fahrten nicht vermeiden, so mindern aber zumindest pauschale oder kilometerabhängige Geldleistungen im Kalenderjahr der Zahlung die Höhe des geldwerten Vorteils (siehe Beispiel 2). Das gilt auch für Zuschüsse des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Fahrzeugs. Zu beachten ist aber, dass dies nach Ansicht des Finanzgerichts München (Urt. v. 19.11.2004 – 8 K 2408/02) nicht für Fälle gilt, in denen der Arbeitnehmer Benzinkosten übernimmt.

Praxistipp:
Gegen das Urteil wurde zwar Revision beim BFH eingelegt, gleichwohl empfiehlt es sich, sicherheitshalber nur pauschale oder kilometerabhängige Nutzungsentgelte zu vereinbaren.

Beispiel 2

Wie Beispiel 1. Der Arbeitnehmer zahlt vereinbarungsgemäß ein pauschales Nutzungsentgelt von monatlich 150 € an den Arbeitgeber.

Bruttolistenneupreis des Dienstwagens
Geldwerter Vorteil Privatnutzung 1% monatlich
Pauschales Nutzungsentgelt Arbeitnehmer monatlich
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteilmonatlich
Summe der Einnahmen beim Arbeitnehmer jährlich (12 x 330 €)
48.000 €
480 €
150 €
330 €
3.960 €

4. Einzelnachweis

Arbeitnehmer und Arbeitgeber können aber auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ermitteln (zum Beispiel: Benzin, Reparaturen, Versicherung, Steuer, Abschreibung usw.) und den Einzelnachweis aller Fahrten führen sowie die Aufteilung dieser Gesamtkosten im Verhältnis der privat gefahrenen zu den übrigen Kilometern vornehmen (individuelle Methode. (siehe Beispiel 3). Dabei sind Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Dienstfahrten getrennt über ein Fahrtenbuch oder mittels eines Fahrtenschreibers nachzuweisen.

Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genau definiert (Urt. v. 16.3.2006 – VI R 87/04). Dieses muss grundsätzlich Angaben zu den beruflichen Reisen in Form von Datum, Reiseziel, aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie den Gesamtkilometerstand bei Abschluss der Fahrt enthalten. Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist ebenfalls durch den bei Beendigung der Dienstfahrt erreichten Gesamtkilometerstand zu dokumentieren. Zum Nachweis der privaten Nutzung reicht die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein entsprechender Vermerk. Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen begrenzten, repräsentativen Zeitraum ist dagegen nicht ausreichend. Darüber hinaus muss eine spätere Änderungsmöglichkeit ausgeschlossen sein, was dazu geführt hat, dass die Aufbereitung mit Hilfe bloßer Excel-Tabellen von der Finanzverwaltung nicht anerkannt wird (BFH, Urt. v. 16.11.2005 - VI R 64/04).

Beispiel 3:

Wie Beispiel 1. Aus dem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch ergeben sich 2.500 privat gefahrene Kilometer.

Kosten des Fahrzeugs
Laufende Kosten
Abschreibung linear (1/6 von 48.000 €)
Summe der Betriebsausgaben beim Arbeitgeber
Geldwerter Vorteil (10% der Kosten)
Summe der Einnahmen des Arbeitnehmers

48.000 €
5.500 €
8.000 €
13.500 €
1.350 €
1.350€

Die tatsächlichen Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs sind durch Belege im Einzelnen nachzuweisen. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer aber nicht an die im Lohnsteuerabzugsverfahren angewandte Methode gebunden. Er kann also im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung die Anwendung der individuellen Methode durch Vorlage eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs verlangen. Für den Ansatz des (dann geringeren) Arbeitslohns in der Steuererklärung wird eine Aufstellung der Gesamtkosten des Fahrzeugs benötigt. Hier bedarf es der Mitwirkung des Arbeitgebers. Im Beispiel 3 käme es zu einer Minderung des Bruttoarbeitslohns um 4.410 € (= 5.760 € - 1.350 €).

Wichtig:
Bei sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen sollte jedoch bedacht werden, dass eine nachträgliche Anwendung nur steuerliche Wirkung entfaltet.

Praxistipp:
Es sollte also frühzeitig über die günstigste Vorgehensweise nachgedacht werden, da sich der Arbeitgeber für lohnsteuerliche Zwecke in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer hinsichtlich einer der beschriebenen Methoden für jedes Kalenderjahr festlegen muss. Das Verfahren darf bei demselben Fahrzeug während dieser Zeit nicht gewechselt werden.

Für die Günstigerprüfung sollte daher der pauschal ermittelte private Nutzungswert mit den tatsächlich entstandenen Kosten des Kraftfahrzeugs verglichen werden. Ergibt sich ein Prozentsatz, der in krassem Missverhältnis zur tatsächlichen privaten Nutzung des Fahrzeugs steht, empfiehlt es sich, die individuelle Methode (Einzelnachweis durch ordnungsgemäßes Fahrtenbuch) zu wählen. Da bei der Pauschalmethode der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung auch bei Gebrauchtwagen zugrunde zu legen ist, führt die Pauschalierung insbesondere bei diesen Fahrzeugen leicht zu nicht sachgerechten Ergebnissen. Gleiches gilt für ältere – bereits abgeschriebene – Firmenwagen. In Beispiel 1 würde in diesem Fall der vom Arbeitnehmer zu versteuernde Privatanteil die tatsächlich entstandenen Kosten des Fahrzeugs übersteigen, da diese nach Ablauf der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer keine Abschreibungsbeträge mehr beinhalten. In solchen Fällen lässt die Finanzverwaltung zwar eine „Deckelung“ des geldwerten Vorteils auf die tatsächlich entstandenen Kosten zu. Im Ergebnis hat der Mitarbeiter damit aber für die private Nutzung einen Sachbezug zu bewerten, der den tatsächlichen entstandenen Aufwendungen entspricht, was zu einem Privatanteil von 100% führt. Dieses Ergebnis gilt es durch rechtzeitige Planung und die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu vermeiden.

Wichtig:
Die dargestellten Kriterien gelten bei Personenunternehmen auch für das eigene Fahrzeug des Arbeitgebers. Beim Unternehmer selbst ist die Pauschalierung jedoch seit 2006 nur noch zulässig, wenn glaubhaft gemacht werden kann, dass die betriebliche/berufliche Nutzung des Fahrzeugs mehr als 50% beträgt, was insbesondere bei bestimmten Freiberuflern schwierig sein dürfte. Die betroffenen Unternehmer sollten bereits unter diesem Aspekt ein Fahrtenbuch führen oder – falls möglich – das Fahrzeug im Rahmen eines ordentlichen Arbeitsverhältnisses dem Ehegatten zur Nutzung überlassen.

5. Fazit

Die typisierte Besteuerung des privaten Nutzungsvorteils bei einem Dienstwagen (so genannte 1%-Regelung) führt in vielen Fällen zu einer Übermaßbesteuerung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind deshalb gut beraten, im Vorfeld Beweisvorsorge durch Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu treffen. Nur so besteht Anspruch auf die unter Umständen deutlich geringere Besteuerung der tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten, die mit der privaten Nutzung in Zusammenhang stehen. Im Falle einer überwiegend beruflichen Nutzung und/oder bei älteren, bereits abgeschriebenen Fahrzeugen lässt sich durch diese Vorgehensweise die Ertragsteuerbelastung des Arbeitnehmers deutlich senken. Da die Bemessung der Sozialversicherungsbeiträge von dem steuerlich anzusetzenden Sachbezugswert abhängt, ist die individuelle Methode aus Sicht des Arbeitgebers insbesondere dann von Interesse, wenn sich Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einsparen lassen (Senkung der Lohnnebenkosten).

Für ein persönliches Beratungsgespräch und Vergleichsberechnungen zum Thema Besteuerung von Dienstwagen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.