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Ein iPad vom Chef

i-Pads und Smartphones erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Erfahren Sie aus unserem innovativen Lohnbüro, wie eine steuer- und sozialversicherungsfreie Überlassung solcher Geräte an den Arbeitnehmer möglich ist.

Die Überlassung eines i-Pads oder Smartphones an den Arbeitnehmer kann ein probates Mittel zur Mitarbeitermotivation und –bindung  darstellen. Nutzt der Arbeitnehmer einen betrieblichen Computer oder Telekommunikationsgeräte auch privat, ist darin ein geldwerter Vorteil zu sehen. Aufgrund einer besonderen Regelung im Einkommensteuergesetz, bleibt dieser jedoch steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Überlassung aufgrund des Dienstverhältnisses erfolgt. Die Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software, sowie die Kosten für das Internet. Sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder Personalcomputer in der Wohnung des Arbeitnehmers.

Die gesetzliche Regelung (§ 3 Nr. 45 EStG) wurde durch eine aktuelle Gesetzesänderung rückwirkend ab 1. Januar 2012 allgemein auf „Datenverarbeitungsgeräte“ ausgedehnt. Damit ist geklärt, dass auch Smartphones und Tablets sowie die System- und Anwendungsprogramme, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt und der Arbeitnehmer auf seinem privaten Rechner installiert und nutzt („Home-Use-Programme“) unter die Steuerbefreiung fallen.

Wichtig: Steuer- und abgabenfrei ist nur die Überlassung – nicht die Übereignung –  eines betrieblichen Geräts. Ein Fallstrick besteht also in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer bereits ein Smartphone mit Mobilfunkvertrag hat und dieser auf den Arbeitgeber umgeschrieben wird. Es genügt nicht, wenn nur die Handy-Rechnung an den Arbeitgeber geht. Das Smartphone selbst muss ein betriebliches Geräte sein, also dem Arbeitgeber gehören. Das heißt konkret: Entweder schafft der Arbeitgeber ein neues Smartphone an und stellt es dem Mitarbeiter zur Verfügung, oder der Mitarbeiter schenkt/verkauft sein Handy (vor Überlassung) ganz offiziell an den Arbeitgeber.

Der Clou

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden. Bei Absenkung des Barlohns werden damit privat veranlasste Kosten im Ergebnis aus dem Brutto, also ohne vorherige Belastung mit Abgaben finanziert. Der Arbeitgeber spart zudem die Lohnnebenkosten.

Tipp: Zur Dokumentation und Rechtssicherheit sollte eine schriftliche Vereinbarung erfolgen. Diese sollte Regelungen zu den Eigentumsverhältnissen, zur Dauer der Überlassung, zu Nutzungsumfang und -beschränkungen, zur Art des Gerätes und eine Rückgabepflicht bei Ende des Arbeitsverhältnisses beinhalten.