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Richtig feiern, richtig schenken…

Weihnachten, Geburtstage, Jubiläen – Anlässe für Geschenke an Mitarbeiter gibt es viele. Ebenso viele Regelungen existieren für die steuerlich korrekte Behandlung. VON ARPS-AUBERT + Partner erklärt, wie die Geschenke aus steuerlicher Sicht am Günstigsten verpackt werden.

Nicht nur die dem Arbeitnehmer in Geld gezahlten Vergütungen, sondern auch Sachzuwendungen sind lohnsteuerpflichtig und unterliegen der Sozialversicherung. Allerdings können Geschenke, die Arbeitnehmern als Sachzuwendung gewährt werden, unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei bleiben bzw. mit günstigen pauschalen Steuersätzen versteuert werden.

Geschenke aus persönlichen Anlässen

Gelegenheitsgeschenken fallen bei persönlichen Anlässen an, zum Beispiel zum Geburtstag oder der Hochzeit des Arbeitnehmers, bei der Geburt eines Kindes oder anlässlich eines Jubiläums. Gewährt der Arbeitgeber Aufmerksamkeiten in Form von Sachzuwendungen, bleibt dieser Vorteil für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn deren Wert einschließlich Umsatzsteuer 40 Euro nicht übersteigt. Hierzu zählen beispielsweise Blumen, ein Buch oder eine Flasche Sekt.

Wichtig: Begünstigt sind nur Sachzuwendungen. Geldgeschenke müssen immer als Arbeitslohn versteuert werden, auch wenn ihr Wert gering ist.

Beispiel: Anlässlich der Geburt eines Kindes erhält ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber ein mit Münzen gefülltes Sparschwein. Das Sparschwein selbst gehört als Sachzuwendung nicht zum Arbeitslohn, wenn der Wert 40 Euro nicht übersteigt (Aufmerksamkeit). Der Inhalt (das Bargeld) muss jedoch immer als Arbeitslohn versteuert werden.

Tipp: Bei der 40-Euro-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze. Damit ist beim Überschreiten der Gesamtbetrag steuerpflichtig und nicht nur der 40 Euro übersteigende Betrag. Die Freigrenze gilt allerdings je Anlass.

Belohnungsgeschenke und Geschenke anlässlich einer Weihnachtsfeier

Sachgeschenke, die an Arbeitnehmer gegeben werden und die keinen persönlichen Anlass haben, gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dies gilt zum Beispiel für Weihnachtsgeschenke. Solche Sachzuwendungen können aber steuerfrei bleiben, wenn die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nicht überschritten wird.

Die Aufwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Weihnachtsfeier bleiben steuerfrei, wenn diese 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer je Arbeitnehmer nicht übersteigen und nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr stattfinden. In diese Freigrenze fallen zum Beispiel Fahrtkosten, Eintrittsgelder, Bewirtungs- und Übernachtungskosten, nicht jedoch Kosten für den äußeren Rahmen einer Veranstaltung, also z. B. Kosten für die Organisation der Veranstaltung durch eine Eventagentur oder Mietkosten für den Saal.

Weihnachtsgeschenke sind bis zu einem Wert von 40 Euro einschließlich Umsatzsteuer in die 110-Euro-Grenze einzubeziehen. Der Kostenanteil für mit eingeladene Familienangehörige ist aufgrund neuerer Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht in die 110 Euro-Grenze des Arbeitnehmers einzurechnen.

Geht die Betriebsfeier über diesen üblichen Rahmen hinaus, gehören die gesamten Zuwendungen an den Arbeitnehmer zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann die Aufwendungen allerdings mit 25 Prozent pauschal versteuern. Sozialversicherung fällt dann nicht an.

Tipp: Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 Prozent gilt auch für Geschenke, die den Rahmen und das Programm der Betriebsveranstaltung betreffen, zum Beispiel eine Tombola. Geschenke über 40 Euro, die nur anlässlich der Weihnachtsfeier überreicht werden, sind individuell zu versteuern.

Gestaltung durch Lohnsteuerpauschalierung von Sachgeschenken

Die individuelle Besteuerung beim Arbeitnehmer kann stets vermieden werden, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer für Sachzuwendungen an seine Arbeitnehmer bis zu einem Höchstbetrag von jährlich 10.000 Euro mit 30 Prozent pauschal besteuert. Voraussetzung ist, dass die Geschenke zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Die Pauschalierung mit 30 Prozent kommt nicht in Betracht bei steuerfreien Sachbezügen (z. B. Gesundheitsförderung),  bei gesetzlich geregelten Sondertatbeständen (z. B. Überlassung von Firmenwagen, amtlichen Sachbezugswerten, Rabattregelungen) sowie bei Zuwendungen, für die andere – vorrangige – Pauschalierungsregelungen gelten (z. B. bei den beschriebenen Betriebsveranstaltungen, Erholungsbeihilfen, Übereignung von PCs).

Wichtig: Im Gegensatz zu allen anderen Lohnsteuerpauschalierungen besteht hier dennoch Sozialversicherungspflicht.

Zu der für Sie günstigsten Behandlung von Geschenken beraten wir Sie gerne. 

Hinweis: Dieser Artikel ist aus unserer Mandantenzeitschrift tatort:steuern, die wir für unsere Mandanten viermal jährlich kostenlos herausgeben. Informieren Sie sich hier…