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Gutscheine an Arbeitnehmer – nur scheinbar gut

Die Ausgabe von Tank- oder Warengutscheinen an Arbeitnehmer ist beliebt. Aus lohnsteuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht können sie sich aber zu einer tickenden Zeitbombe entwickeln.

Bei der Ausgabe von Tank- oder Warengutscheinen stellt sich generell die Frage, ob es sich bei dem Gutschein um einen Sachbezug oder um Barlohn handelt. Liegt Barlohn vor, unterliegt dieser in vollem Umfang der Lohnsteuer und Sozialversicherung. Liegt ein Sachbezug vor, bleibt dieser steuer- und sozialabgabenfrei, sofern eine monatliche Freigrenze von 44 Euro für sonstige Sachbezüge nicht überschritten wird.

Entscheidend für die Einordnung ist der Wortlaut des Gutscheins:

Sachbezug: Berechtigt der Gutschein zum Bezug einer bestimmten, der Art und Menge nach konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung, handelt es sich um einen Sachbezug. Schädlich ist es jedoch, wenn neben der Mengenangabe und der Warenbezeichnung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist.

Barlohn: Ist der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt, handelt es sich in jedem Fall um Barlohn.

Die Begünstigung von „typischen“ Waren- und Tankgutscheinen, die an jeder Tankstelle oder in jedem Geschäft erworben werden können, ist damit ausgeschlossen. Diese lauten regelmäßig auf einen bestimmten Euro-Betrag. Der Arbeitnehmer kann frei entscheiden, wofür er den Gutschein verwendet. Der Gutschein wirkt wie Bargeld. Der Wert des Gutscheins ist zu versteuern und versichern.

Für Tankgutscheine hat die Finanzverwaltung folgende Vorgehensweise abgesegnet:

  • Der Arbeitgeber erstellt auf seinem Briefpapier Tankgutscheine, die er an seine Arbeitnehmer ausgibt.
  • Auf dem Gutschein sind Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet.
  • Der Arbeitnehmer löst den Gutschein bei der bezeichneten Tankstelle ein. Hat der Arbeitnehmer mehr als die auf dem Gutschein angegebenen Liter getankt, darf er den Gutschein nicht einlösen – auch nicht, wenn er den Differenzbetrag selbst zahlt.
  • Mit der Tankstelle hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen getroffen. Danach erfolgt die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers.

Diese Abwicklung ist leider sehr formal und aufwändig, jedoch der einzig rechtssichere Weg, den Vorteil aus der Bewertung als Sachbezug zu erhalten.  Auch die Verwendung von Tankkarten geht in der Regel schief, da diese Zahlfunktion haben und daher wie eine Firmenkreditkarte wirken. Bezahlt der Arbeitnehmer zunächst die Tankfüllung und erhält aufgrund des Gutscheins vom Arbeitgeber später eine Gutschrift in Höhe des ausgelegten Betrags, handelt es sich um eine Geldleistung, für die die 44-Euro-Freigrenze nicht gilt.

Im Rahmen unseres Beratungsangebots zur innovativen Lohnabrechnung erhalten unsere Mandanten eine Vorlage / Musterformulierung für rechtssichere Tankgutscheine.

Bei Warengutscheinen, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, handelt es sich immer um einen Sachbezug. Neben der Freigrenze von 44 Euro ist auch ein jährlicher Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro anwendbar. In diesen Fällen fließt dem Arbeitnehmer der Arbeitslohn erst mit Einlösung des Warengutscheins beim Arbeitgeber zu.