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Steuerfrei surfen und telefonieren

Betriebliche Computer und Telekommunikationsgeräte werden dem Arbeitnehmer häufig auch zur privaten Nutzung überlassen.

Erfolgt diese Privatnutzung aufgrund des Dienstverhältnisses durch den Arbeitgeber, bleibt der geldwerte Vorteil unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software, sowie die Kosten für das Internet. Sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder Personalcomputer in der Wohnung des Arbeitnehmers. Besonderheit interessant: Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

Beispiel

Der Arbeitnehmer nutzt ein vom Arbeitgeber überlassenes betriebliches Handy ausschließlich für private Zwecke.

Die Privatnutzung des Mobiltelefons des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer bleibt – unabhängig vom Umfang – steuer- und sozialversicherungsfrei. Durch Nutzungsvereinbarung (-beschränkung) kann der Barlohn entsprechend herabgesetzt werden. Im Ergebnis werden die privat veranlassten Kosten aus dem Brutto finanziert.

Entscheidend ist, dass es sich um ein betriebliches Gerät handelt, was bedeutet, dass es im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben muss und dem Arbeitnehmer nicht geschenkt werden darf. Zudem sind umsatzsteuerliche Folgen zu beachten.

Die Steuerfreistellung der beschriebenen Vorteile ist auf Arbeitnehmer beschränkt. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs verstößt die Regelung nicht gegen den Gleichheitssatz. Freiberufler und Gewerbetreibende können für die Privatnutzung eigener Geräte daher keine Steuerfreistellung geltend machen.

Handelt es sich dagegen um ein privates Telefon des Arbeitnehmers und fallen von diesem erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können vom Arbeitgeber ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, jedoch höchstens 20 Euro im Monat steuerfrei ersetzt werden. Hierfür sind die beruflich veranlassten Kosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten aufzuzeichnen, beispielsweise durch Kennzeichnung in den Einzelgesprächsnachweisen.

Übereignet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Personalcomputer unentgeltlich oder verbilligt, bestehen weitere Gestaltungsmöglichkeiten. Über diese und andere Formen innovativer Mitarbeitervergütung informieren wir unsere Mandanten in regelmäßigen Abständen.