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ELENA – Elektronischer Entgeltnachweis

Alles neu ab Januar 2010: ELENA – Elektronischer Entgeltnachweis erschwert die Lohnbuchhaltung im Unternehmen

Ab Januar 2010 müssen aus systemgeprüften Programmen monatlich für jeden Arbeitnehmer Entgeltdaten elektronisch an eine zentrale Speicherstelle der Rentenversicherung gemeldet werden. Elena hat damit erhebliche Auswirkungen auf die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros. Denn künftig müssen noch mehr Angaben aus den vorhandenen Stammdaten und Ergebnisse aus der Entgeltabrechnung gemeldet werden. Darüber hinaus sind weitere Informationen, die bisher für die Lohnabrechnung nicht benötigt wurden, elektronisch zu übermitteln. Hierzu zählen insbesondere Angaben bei Austritt eines Arbeitnehmers. Reichte es bisher aus, das Austrittsdatum zu schlüsseln, werden künftig weitere Informationen benötigt. Dazu zählen beispielsweise das Kündigungsdatum, der Kündigungsgrund, sowie Angaben zu etwaigem vertragswidrigem Verhalten und dazu, ob eine Kündigungsschutzklage angestrengt wurde. Es wird also immer wichtiger, für einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen Arbeitgeber und Lohnbüro zu sorgen.Ab 2012 soll es der Bundesagentur für Arbeit und den Wohn- und Elterngeldstellen möglich sein, mit Zustimmung des Bürgers auf dessen Daten zur Ermittlung von Leistungsansprüchen zuzugreifen. Die entsprechenden Papierbescheinigungen werden dann entfallen. Hierfür benötigt der Antragsteller eine Signaturkarte, die er bei einem dafür zuständiger Trustcenter beantragen soll. Ob diese Signaturkarte eine eigene Einheit bilden wird oder Teil der Gesundheitskarte und/oder des Personalausweises wird, steht noch in den Sternen.Erklärtes Ziel des Gesetzgebers ist es, über alle Verwaltungsebenen hinweg eine vollständig integrierte E-Government-Landschaft in Deutschland zu schaffen. Durch die Unterstützung von Informations- und Kommunikationstechniken sollen Verwaltungsprozesse vereinfacht werden. Bereits die Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur digitalen Archivierung steuerrelevanter Daten im Jahr 2002 hat aber gezeigt, dass der angestrebte Bürokratieabbau auf staatlicher Seite regelmäßig zu einer administrativen Mehrbelastung bei den Unternehmen und deren Berater führt. Das ELENA-Verfahrensgesetz wird den Aufwand auf dieser Seite erneut deutlich erhöhen. Auch unter dem Gesichtpunkt des Datenschutzes und der kaum noch aufzuhaltenden Entwicklung zum „gläsernen Bürger“ ist diese Entwicklung insgesamt kritisch zu hinterfragen.

Aber ELENA ist erst der Anfang.

Auch das bisherige Verfahren zur Beantragung von Lohnersatzleistungen (z.B. Krankengeld) wird ab 2011 durch ein elektronisches Datenübermittlungsverfahren abgelöst. Auch hierdurch werden zusätzliche Erfassungen in der Lohnbuchhaltung des Unternehmens notwendig (z.B. Schutzfristen, Vorerkrankungszeiten, Arbeitsunfähigkeit). Gleichzeitig sieht das Arbeitgeber-Ausgleichsgesetz (AAG) vor, dass die Beantragung von Lohnfortzahlungsansprüchen ebenfalls in digitaler Form zu erfolgen hat.

Ferner fällt die gute alte Lohnsteuerkarte weg. Diese wird derzeit letztmalig für 2010 in bekannter Form ausgestellt. Die Besteuerungsmerkmale werden künftig beim Bundeszentralamt für Steuern zentral gespeichert. Der Arbeitgeber hat die Grundlagen für den Lohnsteuerabzug dann bei Beschäftigungsbeginn elektronisch abzufragen, aktualisiert diese bei Bedarf und meldet ggf. die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in gleicher Weise (ELStAM-Verfahren).

Die Digitalisierung des Melde- und Bescheinigungswesens ist damit nicht mehr aufzuhalten. Die Unternehmen und deren Berater haben sich rechtzeitig darauf einzustellen. Es bleibt zu hoffen, dass sich auf Dauer keine „elektronischen Inseln“ entwickeln. Damit der viel beschworene Bürokratieabbau auch auf Unternehmensebene wirkt, muss das Ziel sein, die Meldeverfahren für unterschiedliche Zwecke, welche sich teilweise nur in Details unterscheiden, im Rahmen einer nachhaltigen Gesamtarchitektur zusammenzuführen. Nur so kann eine einfache und einheitliche Prozesskette geschaffen werden. Dieses Ziel verfolgt das FRESKO-Projekt des Fraunhofer Institutes. FRESKO steht für „Flexibler, Rechtskonformer, Einfacher, Sicherer Kommunikationsprozessor“.