Skip to main content

E-Rechnungen - Es darf gemailt werden!

Rechnungen dürfen endlich in digitaler Form ohne die aufwendige Signaturprüfung angenommen werden. Wir erklären Ihnen wie einfach der Umgang mit den elektronischen Belegen geworden ist.

Die E-Mail beschleunigt seit mittlerweile mehr als zehn Jahren die Kommunikation im Geschäftsverkehr. In vielen Unternehmen war die Versuchung groß, den Kunden auf diesem Wege auch die Rechnungen zuzustellen – so wie heute ein Großteil anderer Dokumente auch in Sekunden verschickt werden. Doch was technisch so einfach ist, hat rechtlich seine Tücken: An den regulären Vorsteuerabzug knüpfte der Gesetzgeber hohe Anforderungen. Zu hohe, wie die EU-Kommission befand. Jetzt hat die Bundesregierung die Vorgaben aus Brüssel umgesetzt – der Weg für die unkomplizierte Nutzung elektronischer Übermittlungswege ist damit frei.

Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen nun umsatzsteuerlich gleich zu behandeln. Egal ob in Papier oder in elektronischem Format müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit der Vorsteuerabzug anerkannt wird:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Vorhandensein sämtlicher gesetzlicher Rechnungsbestandteile

Der Prüfvorgang, den jedes Unternehmen sowieso beim Rechnungseingang erledigt, genügt. Ein Mehraufwand wie er bisher beim Empfang von elektronischen Rechnungen – durch die Prüfung der Signatur – zu leisten war, entsteht nicht mehr.

Ebenfalls kein Mehraufwand entsteht bei der Berücksichtigung der elektronischen Rechnungen in der Buchhaltung. Genau wie Papierrechnungen wird der Geschäftsvorfall dem Inhalt nach erfasst. Übrigens: Für diese Verbuchung muss die elektronische Rechnung nicht ausgedruckt werden. Ihr Buchhalter schaut sich die Rechnung am Bildschirm an, ebenso ihr Sachbearbeiter beim Steuerberater.

Hinsichtlich der Aufbewahrung gilt wie bei Papierrechnungen der Zeitraum von zehn Jahren. Jede Rechnung muss dabei in dem Format archiviert werden, in dem sie zugegangen ist: Papierrechnungen also im Papieroriginal, elektronische Rechnungen im elektronischen Format, zum Beispiel als PDF- oder Tif-Datei. Es ist nach herrschender Meinung unzureichend, die Papierrechnungen einzuscannen, digital zu archivieren und das Original zu vernichten.

Der Datenträger auf dem elektronische Rechnungen archiviert werden, darf keine Änderungen mehr zulassen. Dafür sind die gängigen einmal beschreibbaren Speichermedien wie CD und DVD geeignet. Achtung: Sie müssen sicherstellen, dass die Dateien zehn Jahre unversehrt bleiben – auch wenn vielen Speichermedien eine deutlich kürzere Haltbarkeit attestiert wird. Über Sicherungslösungen können Sie mit uns, Ihrem Steuerberater sprechen.

Bislang waren Unternehmern, die Rechnungen elektronisch annehmen wollten, hohe Hürden in den Weg gestellt. Problematisch war dabei der Abzug von Vorsteuern. Denn ein Vorsteuerabzug war nur statthaft, wenn die elektronische Rechnung eine elektronische Signatur des leistenden Unternehmers aufwies und der Empfänger der Rechnung diese Signatur geprüft hatte. Dieses Signaturverfahren war komplex und nicht einfach verständlich, so dass die strengen Vorschriften dazu führten, dass die meisten Unternehmer den Erhalt der Rechnungen in elektronischer Form ablehnten, um nicht den Vorsteuerabzug zu gefährden.

Jetzt sind die Bremsklötze für den Fortschritt beseitigt. Mit der einfachen Anwendung der elektronischen Formate für Rechnungen können die damit verbundenen Kosten- und Zeitersparnisse genutzt werden.

Aber nicht nur die Annahme von E-Rechnungen ist jetzt unproblematisch geworden, umgekehrt können Unternehmer auch die Scheu ablegen, ausgehende Rechnungen statt auf Papier nun im digitalen Format an die Kunden zu versenden. Dem Kunden werden keine Schwierigkeiten mehr bezüglich des Vorsteuerabzuges entstehen.

ACHTUNG: Das Einverständnis des Kunden zur Übermittlung auf elektronischem Wege muss jedoch vorher eingeholt und dokumentiert werden.

Und auch hier ist zu beachten, dass die Aufbewahrung der E-Rechnungen über zehn Jahre im elektronischen Format erfolgen muss.

Zu Detailfragen wird sich das Bundesministerium für Finanzen in einem gesonderten Schreiben äußern. Zu beachten ist, dass das Finanzamt jederzeit berechtigt ist, im Rahmen von Prüfungen auf ihre Rechnungsdatenbestände zuzugreifen.

Fazit

Wenn der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnungslegung zustimmt, sind E-Rechnungen ab sofort unproblematisch. Sie sind genau wie Papierrechnungen zu behandeln.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unser Angebot zum digitalen Belegwesen. Durch einfachen Upload der E-Rechnungen kann die Buchführung papierlos und aktuell erstellt werden.  Die beschriebene revisionssichere Archivierung übernehmen wir ohne Mehrkosten für Sie. Informieren Sie sich unter www.fibu-im-nu.de.